Chuyển tới nội dung chính

7. Ứng dụng Tuyển dụng (Recruitment)

MỤC LỤC

1. Giới thiệu ứng dụng Tuyển dụng trong Odoo​

Ứng dụng Tuyển dụng (Recruitment) trong Odoo hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ quá trình tuyển dụng từ lúc phát sinh nhu cầu tuyển, đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ, đánh giá, phỏng vấn cho đến quyết định tuyển dụng và chuyển ứng viên thành nhân viên chính thức. Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ tập trung, bảo mật, hỗ trợ việc phân tích, đánh giá hiệu quả tuyển dụng, tạo thành nguồn nhân lực tuyển dụng cho doanh nghiệp.

Odoo đảm bảo tất cả ứng viên tuyển dụng được quản lý một cách khoa học thông qua một chuỗi các bước và giai đoạn được cấu hình sẵn mà mỗi ứng viên sẽ trải qua. Mỗi giai đoạn có các bước cụ thể cần được thực hiện, ví dụ như lên lịch cuộc gọi điện thoại, phỏng vấn, hoặc gửi thư mời nhận việc. Quy trình này được gọi là chu trình ứng viên.

Khi ứng viên nộp đơn xin việc, thẻ ứng viên sẽ tự động được tạo trong ứng dụng Tuyển dụng của Odoo cho vị trí công việc cụ thể đó. Khi ứng viên tiếp tục với quy trình tuyển dụng, nhóm tuyển dụng sẽ di chuyển thẻ của họ từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo.

Image

2. Vai trò của ứng dụng Tuyển dụng trong doanh nghiệp​

  • Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng: Thống nhất các bước trong quá trình tuyển dụng, dễ đào tạo và kiểm soát.
  • Tối ưu hóa nguồn lực: Giảm chi phí, thời gian và công sức cho phòng nhân sự.
  • Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu tuyển dụng giúp phân tích nguồn ứng viên, hiệu quả từng kênh tuyển dụng.
  • Tăng trải nghiệm ứng viên: Quy trình minh bạch, giao tiếp chuyên nghiệp.
  • Liên kết nội bộ: Kết nối chặt chẽ giữa các phòng ban có liên quan như Nhân sự, Kinh doanh, Ban Giám đốc.

3. Các bước triển khai ứng dụng Tuyển dụng trong Odoo​

3.1. Cài đặt các module cần thiết​

  • Recruitment: Quản lý quy trình tuyển dụng.
  • Employees: Quản lý nhân sự sau khi tuyển dụng.
  • Survey: Tạo và gửi khảo sát phỏng vấn ứng viên.
  • Approvals: Xác nhận nhu cầu tuyển dụng, đề xuất chi phí/lương.
  • Website: Hiển thị tin tuyển dụng trên website doanh nghiệp.
  • Documents (tuỳ chọn): Lưu trữ hồ sơ ứng viên.

3.2. Xây dựng sơ đồ quy trình tuyển dụng chuẩn (SOP)​

  • Xác định các bước xử lý chính: Đề xuất tuyển dụng → Duyệt nhu cầu → Đăng tuyển → Tiếp nhận thông tin ứng viên → Phỏng vấn → Đánh giá → Phê duyệt → Ký hợp đồng.
  • Gán trách nhiệm rõ ràng cho từng vai trò: HR, Trưởng phòng, Giám đốc.

3.3. Cài đặt Tuyển dụng​

  • Vào Tuyển dụng > Cấu hình > Cài đặt.

Image

  • Tin tuyển dụng: Cho phép đăng tải tin tuyển dụng lên website.
thông tin

Tính năng Đăng bài trực tuyến chỉ khả dụng nếu ứng dụng Trang web cũng được cài đặt.

  • Xử lý: Cho phép gửi khảo sát đến ứng viên trong quá trình tuyển dụng.
thông tin

Cần cài đặt module Khảo sát (survey) để kích hoạt.

  • Hiển thị CV: Cho phép hiển thị CV trên hồ sơ ứng tuyển.

3.3. Thiết lập vị trí tuyển dụng​

  • Khi vào ứng dụng Tuyển dụng, tại bảng tuyển dụng này sẽ hiển thị toàn bộ các chức vụ mà doanh nghiệp đã và đang đăng tuyển, được sắp xếp theo từng phòng ban.
  • Để tạo mới một vị trí cần tuyển, bấm vào nút Mới.

Image

  • Trong form Tạo một chức vụ, điền thông tin chức vụ cần tuyển, email nhận ứng tuyển từ ứng viên, và bấm nút Tạo.

Image

  • Bảng tuyến dụng sẽ có vị trí mới tạo, bấm dấu 3 chấm (⋮) và chọn Cấu hình để thêm các thông tin cần thiết.

Image

  • Trong cấu hình chức vụ, điền tất cả thông tin liên quan đến chức vụ đó.

Image

ghi chú

Mẫu phỏng vấn được tạo từ trước trong ứng dụng Khảo sát (Survey) với kiểu Tuyển dụng.

  • Thẻ Thông tin đơn ứng tuyển chứa quy trình tuyển dụng cho vị trí đó.

3.4. Tiếp nhận hồ sơ​

  • Khi ứng viên nộp đơn, thông qua đơn trực tuyến hoặc qua email có ghi rõ vị trí công việc, thẻ ứng viên sẽ tự động được tạo trong đơn tuyển dụng.
  • Tuy nhiên, trong một số trường hợp, ứng viên có thể cần phải được tạo thủ công trong cơ sở dữ liệu. Điều này có thể cần thiết nếu, ví dụ, một công ty chấp nhận đơn xin việc giấy qua thư hoặc gặp gỡ các ứng viên tiềm năng tại hội chợ việc làm trực tiếp.
  • Để xem các ứng viên hiện tại, hãy điều hướng đến ứng dụng Tuyển dụng, sau đó nhấp vào thẻ vị trí công việc mong muốn. Làm như vậy sẽ hiển thị trang Ứng dụng, hiển thị tất cả các ứng viên cho vai trò cụ thể đó, trong chế độ xem Kanban mặc định, được sắp xếp theo giai đoạn.
Thêm nhanh ứng viên

Trên trang Chức vụ, hãy nhấp vào nút thêm nhanh, được biểu thị bằng một hình nhỏ Biểu tượng ➕ (Dấu cộng) ở góc trên bên phải của mỗi giai đoạn để nhanh chóng thêm ứng viên mới vào giai đoạn đó. Nhập thông tin sau vào thẻ:

  • Ứng viên: Họ tên người ứng tuyển.
  • Chức vụ: Vị trí muốn ứng tuyển.

Image

Sau khi nhập thông tin, nhấp vào Thêm. Người nộp đơn sẽ xuất hiện trong danh sách và một thẻ người nộp đơn mới trống sẽ xuất hiện. Nếu muốn, sau khi nhập Tên người nộp đơn vào thẻ Kanban xuất hiện, hãy nhấp vào Chỉnh sửa và biểu mẫu người nộp đơn chi tiết sẽ mở ra. Khi thực hiện thêm nhanh, nhấp ra khỏi thẻ trống hoặc nhấp vào Biểu tượng Thùng rác, loại bỏ người nộp đơn.

3.5. Sàng lọc và phân loại ứng viên​

  • Xem hồ sơ theo giai đoạn (kanban): Mới → Đánh giá sơ bộ → Phỏng vấn lần đầu → Phỏng vấn lần 2 → Đề xuất hợp đồng → Hợp đồng được ký.
  • Với mỗi hồ sơ ứng viên, có thể thêm ghi chú, chi tiết về công việc, các kỹ năng, đính kèm file, lịch sử trao đổi.

Image

3.6. Tổ chức phỏng vấn và đánh giá​

  • Tạo lịch hẹn với ứng viên. Các lịch hẹn ứng viên có thể theo dõi dễ dàng qua trong mỗi hồ sơ ứng viên.

Image

  • Gửi bài phỏng vấn trực tuyến (Nếu đã tạo Mẩu khảo sát tuyển dụng trước đó từ ứng dụng Khảo sát).
  • Nhận đánh giá từ người phỏng vấn, tổng hợp kết quả.

3.7. Phê duyệt kết quả tuyển dụng​

  • Gửi yêu cầu phê duyệt lương, chi phí, số lượng cần tuyển qua module Approvals.
  • Trình ký điện tử nếu có tích hợp Sign.

3.8. Tạo hồ sơ nhân viên chính thức​

  • Chuyển ứng viên thành nhân viên (Convert to Employee).
  • Thêm thông tin cá nhân, hợp đồng, tài khoản nội bộ, phòng ban, người quản lý.
  • Kích hoạt quy trình onboarding nếu có.

3.9. Theo dõi và báo cáo​

  • Báo cáo theo: thời gian tuyển, nguồn ứng viên, hiệu suất phỏng vấn, tỷ lệ đậu, lý do từ chối.
  • Biểu đồ, bảng tổng hợp giúp HR phân tích hiệu quả chiến dịch tuyển dụng.

4. Những lợi ích và lưu ý khi triển khai​

Lợi íchLưu ý
Tự động hóa: Giảm thời gian nhập liệu và xử lý hồ sơ thủ côngChuẩn hóa dữ liệu đầu vào: Mẫu JD, email, bài test phải được xây dựng trước.
Tăng độ chính xác: Tránh thất lạc hồ sơ, sai lệch thông tin.Đào tạo nội bộ: Đảm bảo HR và các quản lý hiểu rõ vai trò trong hệ thống.
Đồng bộ hệ thống: Thông tin liền mạch từ tuyển dụng sang quản lý nhân sự.Kiểm tra tính phù hợp của quy trình: Mỗi vị trí tuyển dụng cần kiểm tra quy trình tuyển dụng thực tế cho phù hợp.
Phân quyền rõ ràng: Đảm bảo bảo mật thông tin ứng viên.Bảo mật dữ liệu ứng viên: Giới hạn quyền truy cập, mã hóa dữ liệu nhạy cảm nếu cần.
Phân tích hiệu quả: Dễ dàng xác định kênh tuyển dụng tốt nhất, phòng ban có nhu cầu cao.

5. Tích hợp với các nghiệp vụ khác trong Odoo​

Nghiệp vụMục đích tích hợp
EmployeesChuyển dữ liệu ứng viên sang nhân viên
ApprovalsPhê duyệt đề xuất tuyển dụng, lương
SurveyLàm khảo sát, đánh giá năng lực
WebsiteĐăng tin tuyển dụng công khai
PayrollTính lương cho nhân sự mới
DocumentsLưu hồ sơ, hợp đồng, CMND, bằng cấp
SignKý hợp đồng tuyển dụng điện tử (Odoo Enterprise)

6. Quy trình tuyển dụng cơ bản​

Các bước chi tiết:
  1. Trưởng phòng gửi yêu cầu tuyển dụng qua Approvals.
  2. HR nhận yêu cầu, tạo Vị trí tuyển dụng.
  3. Tin tuyển dụng hiển thị trên website và nhận hồ sơ ứng viên.
  4. HR sàng lọc hồ sơ theo yêu cầu.
  5. Tổ chức phỏng vấn và gửi bài khảo sát (nếu có).
  6. Tập hợp đánh giá, trình phê duyệt.
  7. Sau phê duyệt, HR tạo nhân viên mới, khởi động quy trình onboarding.