Tổng quan Quy trình triển khai Ứng dụng Kế toán (Accounting)
Tài liệu này phác thảo các giai đoạn then chốt trong việc thiết lập và vận hành phân hệ Kế toán, đảm bảo hệ thống tuân thủ các chuẩn mực kế toán và đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính của doanh nghiệp.
1. Thiết lập hệ thống tài khoản (Chart of Accounts Setup)
Đây là bước nền tảng và chiến lược trong quy trình triển khai phân hệ Kế toán.
1.1. Vai trò cốt lõi (Core Role)
Hệ thống tài khoản kế toán (Chart of Accounts - COA) là xương sống cho mọi hoạt động quản lý tài chính trong Odoo. Việc thiết lập COA nhằm mục đích:
- Chuẩn hóa: Xây dựng và chuẩn hóa cấu trúc phân loại cho tất cả các giao dịch.
- Tổ chức: Cung cấp khung hệ thống để nhóm các tài khoản chính (Tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu, Thu nhập, Chi phí).
- Báo cáo: Đảm bảo việc thu thập và báo cáo dữ liệu tài chính được chính xác và kịp thời theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. COA đảm bảo tính minh bạch và độ tin cậy của dữ liệu tài chính.
1.2. Đặc thù kế toán Việt Nam (Vietnam Accounting Standards - VAS Specifics)
COA được thiết lập phải tích hợp các tài khoản chuyên biệt theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), nhằm đảm bảo tuân thủ và quản lý chuyên sâu:
| Tài khoản đặc thù | Mục đích quản lý |
|---|---|
| Vàng tiền tệ (Monetary Gold) | Dùng để phân loại, theo dõi và ghi nhận giá trị của các khoản đầu tư vào vàng như một tài sản tài chính, tách biệt khỏi hàng tồn kho vật lý. |
| Vốn lưu động cung cấp cho các đơn vị con (Working Capital Provided to Sub-Units) | Dùng để theo dõi và quản lý các khoản vốn lưu động được cấp phát cho các đơn vị trực thuộc hoặc các phòng ban độc lập để hỗ trợ nhu cầu vận hành. |
Việc tích hợp các tài khoản này cùng với các tài khoản bổ sung khác đảm bảo COA không chỉ phục vụ mục đích quản lý nội bộ mà còn đáp ứng đầy đủ yêu cầu báo cáo pháp lý của Việt Nam.
2. Thiết lập hệ thống danh mục (System Configuration)
Giai đoạn này tập trung vào việc thiết lập các danh mục cơ bản và các tham số kỹ thuật cần thiết để chuẩn bị cho việc ghi nhận nghiệp vụ kế toán.
2.1. Nhóm Đơn vị tính (UOM Category Setup)
Thiết lập các nhóm Đơn vị tính (UOM Category) là cần thiết để xác định mối quan hệ chuyển đổi giữa các đơn vị tính khác nhau trong cùng một nhóm (ví dụ: nhóm Độ dài gồm m, cm, km). Việc này đảm bảo tính nhất quán và khả năng quy đổi chính xác các đơn vị khi quản lý hàng tồn kho, mua hàng và bán hàng.
2.2. Đơn vị tính (UOM Setup)
Định nghĩa và thiết lập chi tiết các Đơn vị tính (UOM) được sử dụng trong giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp (ví dụ: Cái, Kg, Thùng, Hộp). Mỗi UOM phải được gán vào một Nhóm Đơn vị tính đã xác định ở mục 2.1.
2.3. Cấu hình Sổ Nhật ký (Journals Configuration)
Sổ Nhật ký là công cụ để phân loại các loại giao dịch phát sinh. Việc cấu hình phải đảm bảo đầy đủ các loại Sổ Nhật ký theo quy định của Kế toán Việt Nam:
- Sổ Nhật ký Bán hàng: Ghi nhận các hóa đơn bán hàng, doanh thu.
- Sổ Nhật ký Mua hàng: Ghi nhận các hóa đơn nhà cung cấp, chi phí.
- Sổ Nhật ký Tiền mặt/Ngân hàng: Ghi nhận các giao dịch thu/chi tiền mặt và qua ngân hàng.
- Sổ Nhật ký Khác: Ghi nhận các bút toán điều chỉnh, kết chuyển, hoặc các giao dịch không thuộc các loại trên.
2.4. Thiết lập tài khoản Ngân hàng và Tiền mặt
Thiết lập chính xác các tài khoản này là cực kỳ quan trọng để quản lý dòng tiền và đối chiếu (Reconciliation).
- Xác định tài khoản đối chiếu sao kê ngân hàng (Bank Statement Reconciliation): Chỉ định các tài khoản đối chiếu (thường là tài khoản kế toán 112) và quy tắc đối chiếu để tự động hóa quá trình so khớp các giao dịch giữa sổ phụ ngân hàng (bank statement) và các bút toán trong Odoo.
- Xác định tài khoản trung gian và thanh toán (Intermediate/Payment Accounts): Thiết lập các tài khoản trung gian (ví dụ: tài khoản thanh toán 113) để xử lý các giao dịch thanh toán trong Odoo, đảm bảo rằng công nợ được xóa và tiền chỉ được ghi nhận vào tài khoản cuối cùng sau khi giao dịch hoàn tất.
- Thiết lập tài khoản tiền đang chuyển (Transit Accounts): Thiết lập tài khoản trung gian (nếu cần) để ghi nhận các khoản tiền đã được chuyển đi nhưng chưa được ghi nhận chính thức vào tài khoản đích (đặc biệt quan trọng trong các giao dịch đa chi nhánh hoặc quốc tế).
3. Khai báo (Declaration)
Giai đoạn này nhằm chuyển đổi dữ liệu tồn đọng và thiết lập các tham số tài chính đầu kỳ.
3.1. Số dư Đầu kỳ (Initial Balances)
Nhập liệu và ghi nhận Số dư đầu kỳ (Opening Balances) của tất cả các tài khoản Kế toán (Tài sản, Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu) tại thời điểm cắt dữ liệu (cut-off date). Việc này bao gồm cả số dư chi tiết công nợ (Phải thu/Phải trả) để đảm bảo tính liên tục và chính xác của dữ liệu lịch sử.
3.2. Khấu hao Tài sản (Asset Depreciation)
Thiết lập danh mục, thông số và phương pháp khấu hao (đường thẳng, số dư giảm dần...) cho tất cả Tài sản Cố định (Fixed Assets). Việc này đảm bảo hệ thống có thể tự động tính toán và tạo ra các bút toán khấu hao hàng kỳ, theo đúng quy định của VAS (Chuẩn mực kế toán Việt Nam).
4. Nghiệp vụ kế toán (Accounting Operations)
Mô tả các quy trình vận hành kế toán hàng ngày trên hệ thống Odoo.
4.1. Quản lý hóa đơn Khách hàng (Customer Invoices)
Quy trình tạo, xác nhận, gửi, và ghi nhận doanh thu từ các hóa đơn bán hàng đã phát hành cho khách hàng.
4.2. Quản lý hóa đơn nhà cung cấp (Vendor Bills)
Quy trình tiếp nhận, kiểm tra, ghi nhận chi phí và công nợ từ các hóa đơn (Bill) của nhà cung cấp.
4.3. Quản lý thanh toán (Payments)
Quy trình ghi nhận các giao dịch thanh toán (thu/chi) thực tế, bao gồm việc áp dụng thanh toán vào các hóa đơn tương ứng (phù hợp với Sổ Nhật ký Tiền mặt/Ngân hàng).
4.4. Sổ Nhật ký (Journal Entries)
Quy trình tạo các Bút toán Nhật ký (Journal Entries) thủ công để ghi nhận các giao dịch điều chỉnh, kết chuyển cuối kỳ hoặc các nghiệp vụ đặc thù không được tự động tạo ra từ các quy trình hóa đơn/thanh toán.
5. Hệ thống Báo cáo (Reporting System)
Đảm bảo hệ thống cung cấp đầy đủ các báo cáo theo yêu cầu quản trị và pháp lý, bao gồm:
5.1. Báo cáo Tài chính:
- Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet).
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Income Statement).
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement).
5.2. Sổ cái và Sổ chi tiết:
- Sổ cái (General Ledger).
- Sổ chi tiết công nợ.
- Sổ chi tiết tài khoản ngân hàng.
5.3. Báo cáo Thuế:
- Báo cáo Thuế giá trị gia tăng (VAT Report).
- Báo cáo Thuế thu nhập doanh nghiệp (Corporate Income Tax Report).
5.4. Báo cáo Quản trị:
- Các báo cáo tùy chỉnh (Custom Reports) để phân tích hiệu suất kinh doanh và hỗ trợ ra quyết định.